家計簿

【プログラマー直伝】エクセル家計簿の作り方をサクッと解説してみる

家計簿をエクセルでつくりたい…!と思っても、どのように手をつけたらいいのか迷いますよね。

ネットで検索しても、みなさん思い思いの家計簿をつくっているので、いまいち参考にならないかもしれません。

 

というわけで今回は、自分にあった家計簿をつくるための道筋を解説します。

この記事の内容を”骨組み”として、ほかのサイトを参考に”肉付け”していくとキレイに仕上がるかと思います。

おもなポイントはこんな感じ。

  1. エクセルに好かれる入力形式とは?
  2. 入力するシートをつくる
  3. 集計するシートをつくる

 

やっぱり自分でつくるのはめんどい…って方は、このブログで公開しているエクセル家計簿を使ってみてください。

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エクセルに好かれる入力形式とは?

家計簿をエクセルでつくるとき、とっても大事なポイントがひとつあります。

“エクセルに好かれる形式を知っているかどうか”

これによって、収支の集計にかかる手間が2倍も3倍も変わってきます。

 

エクセルに好かれる形式ってなんぞや…?ってなってるかと思いますが、ずばり表形式のことです。

ひとつの収入、または支出を1行として、下に下にどんどん積みかさねる感じ。

 

それでは反対に、エクセルに嫌われる形式はなにかというと、表形式ではない、または中途半端な表形式です。

ぱっと見た感じでは表になっていても、じつは表になっていないケースもけっこうあります。

以下がその例。

  • セルが結合されている
  • データに規則性がない
  • 表が分かれている

 

セルが結合されている

1行目はまったくセルが結合されていないのに、2行目は結合されているところがある…。

集計の仕方はあとで説明しますが、そんな方法でデータを入力すると一発でエクセルに嫌われます。

厳密にいうとセル結合がダメっていうことではなく、結合の仕方が行によってまちまちになるのがダメ。

 

データに規則性がない

費目を入力するべきところに金額を入れる、金額を入れるべきところをメモ書きに使う。

これもエクセルに一発で嫌われます。

金額を集計したいのに、「彼氏とディズニーでデート♪」とかいうデータが混じってたら、エクセルも困りますよね。

プライスレスとでも解釈しろっていうんかい。

 

表が分かれている

月別にシートをわけるのはわりとメジャーな方法ですが、これもエクセルから嫌われる形式です。

1ヵ月単位での集計は問題なくできるんですけどね。

年間の推移をチェックしたい…とかになると、マクロや関数を使わないといけなくなるので、かなり難易度が上がります。

月別にわけることにこだわりがなければ、ひとつの表にまとめてエンドレスに行を追加していくのがおすすめ。

 


入力するシートをつくる

それでは、ここまでの内容をふまえて、収支を入力するシートをつくってみましょう。

以下の4項目からなる表をつくりますが、みなさんのお好みで自由にカスタマイズしてオッケーです。

  • 日付  :自由に入力
  • 費目1:収入、または支出
  • 費目2:自由に入力
  • 金額  :自由に入力

 

エクセルで表にするときは、1行目に項目名をいれて、2行目からはとりあえず検証用のデータをつっこんでおきます。

デザインはあとから整えればいいので、今の段階では放置!

 

集計するシートをつくる

以上で入力するシートはできあがったので、今度はそこに入力した収支を集計するシートをつくります。

なにも考えずに、下の動画とまったく同じことをしてください。

 

あたらしいシートが追加されて、ピボットテーブルとかいうよくわからんやつが表示されているはずです。

ピボットテーブルっていうのは、簡単にいうと表に入力されたデータを自動的に集計するための機能。

先ほど”エクセルに好かれる形式”について話しましたが、あれはピボットテーブルを使うための条件となります。

 

続いて、下の動画とまったく同じように項目をドラッグでならべてください。

ピボットテーブルの見た目がどんどん変わっていくはずです。

 

ピボットテーブルは、はじめて使う人にとってはコツをつかみにくいのですが、じつはめちゃくちゃ簡単なんですよ。

自分がつくりたい集計表を頭の中でイメージして、そのとおりに項目をならべるだけですからね。

項目のならべ方は、以下を参考にしてください。

  • 行:下向きにならべたい項目
  • 列:右向きにならべたい項目
  • 値:集計したい項目

 

私の場合は、費目ごとに使っているお金を月別でチェックしたかったので、上動画のような設定になりました。

月別ではなく全期間でよければ列の設定をはずせばいいし、シンプルに収入と支出の総額だけ知りたければ、行の設定から費目2をはずせばオッケー。

 

ピボットテーブルの設定がおわったら、デザインを自分好みに仕上げていきます。

ほんの一例ではありますが、次の動画ではこんな設定をしています。

  • 総計、小計の表示設定
  • テーマカラーを変更
  • 項目の順番を変更
  • 数字の表示形式を変更

 


まとめ:エクセル家計簿の作り方

収支を入力するシートをひとつだけにすると、そこからいろんなピボットテーブルを量産して、目的別に集計方法を変えることができます。

入力シートの内容が変わるとピボットテーブルのデータも連動するし、グラフにすることも可能。

 

このブログで公開しているエクセル家計簿では、こんな感じになっています。

これだけあるけど、すべてひとつの入力シートがもとになっているんですよ。

  • 推移表:収入と支出のバランスをチェック
  • 収支表:費目ごとのお金を月別にチェック
  • 予算表:予算の消化率を月別にチェック

 

というわけで、今回のポイントをまとめると以下のようになります。

ぜひ参考にしてみてください。

  • エクセルに好かれる形式を知る
  • 入力シートはひとつだけにする
  • ピボットテーブルを活用する
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